新型コロナウイルスの影響で、決算・監査・総会の開催について悩まれている団体があるかと思います。現状では、税務申告を延⻑することが認められていますから、総会の開催や税務申告を期限までに間に合わせるために、無理に出勤することや無理やり総会を開催する必要はありません。以下、ポイントをまとめます。もちろん、各団体によって事情が異なるかと思いますので、気になることがありましたら気軽にお問い合わせください。
TEL: 090-6505-1935(オオシマ) / 079-553-2521
email: info@batotsunagari.net
●監査
業務監査・会計監査ともに、対面で行われる場合が多いと思います。しかし、テレワークで担当者の出勤に制限があったり、感染症対策で対面で行いにくい場合は、オンラインなどの対応も考えられます。
認定NPO法人NPO会計税務専門家ネットワークさんが、「新型コロナウイルス対策下における監事の監査の留意点」とまとめてくださっていますので、参考にしてください。
https://npoatpro.org/topics/20200420.html
●総会開催
新型コロナウイルスのために総会を延期することは認められています。認定NPO法人、公益社団・財団法人等で総会を延期し、定められた事業報告書提出期限に間に合わないれる場合には、事前に所轄庁等に相談するとよいでしょう。
集合を伴わない総会の開催方法としては、各団体の定款でどのように記載されているかによりますが、①書面表決・委任状を集めて定足数を満たすようにする。②みなし総会を開催する。③オンライン会議（LINEグループ、zoomなど）などが考えられます。しかし、①②の場合「理事会による一方的な報告のみで終わってしまわないか、会員の声を集める必要がある」といった危惧もあります。さまざまな方法が考えられますが、例えば、
- 質問や意見をメール、FAX等で集めるための期間を長く設定する
- 一定期間に集められた質問・意見には理事会で責任持って議論し、会員に再度投げかける
- 理事長等、担当者に直接電話できる日時を決めて会員に伝える
といった方法が考えられるかもしれません。 以下関連情報です
■兵庫県「新型コロナウイルスの影響に伴う特定非営利活動法人の社員総会開催や事業報告書等提出遅延の扱いについて」
https://web.pref.hyogo.lg.jp/kk12/shainsokai.html
■内閣府「新型コロナウイルス感染拡大に係るＮＰＯ法Ｑ＆Ａ質問一覧」（NPO法人向け）
https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa
■法務省「定時株主総会の開催について」
http://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00021.html
■牛込橋法律事務所・瀧口弁護士「（NPO向け）新型コロナウィルスに関連した法務対応Q&A」
https://ushigomelaw.jp/npoqa.html
※オンライン会議を行う上での注意点
（１）出席者の本人確認
名前だけでは本人かどうか分からないので、顔でも確認する（なりすまし問題への対処）。
（２）発言の機会の保証
オンラインでの発言のルールを決めておき、冒頭でアナウンスする。対面会議と異なり、発言の手順やルールを共有しておかないと、特定の人ばかりが喋ったり沈黙が訪れたりします。
（３）社員の議案への賛否の確認
表決の都度、何らかの方法で賛否を確認して記録する（この点、zoomのウェビナーシステムを使えば、議案ごとに投票機能を使用できるそうですがオオシマは使ったことがありません）。他に、タイムラインに表決する議案ごとに賛否を記載してもらうことで代替できます。チャットのログは忘れずに保存してください。
また、アナログな方法としては、賛成の方に手を挙げてもらうなどして、画面確認係がzoomの画面を写真やキャプチャーで保存する、といったやり方をもあり得ると思いますが、ミスが起こりやすいので、避けたほうがよいでしょう。
（４）接続不良（音が途切れる、聞こえない、マイクが作動しないなど）への対応
参加者の側で接続環境を整えていただく必要があり、主催者側ではコントロールが難しい。会員の接続状況を監視して、チャット等で対応できるスタッフを１名専属で張り付けておくとよいでしょう。
■NPO法人ESUNE「オンラインワークショップ運営方法ver1（未完成ですが、取り急ぎの知見共有）」
http://fcs-esune.blogspot.com/2020/04/ver1.html
■会議のオンライン開催についてのnoteの記事
https://note.com/yudai_shmym/n/nf71daeb9a4a0
→実践的なノウハウが書かれています
●税務署
申告期限後であっても、申告書を提出するときに、「新型コロナウイルスによる申告・納付期限延⻑申請」と記載するだけで、申告期限、納付期限の延⻑が認められます。